ב-1 לספטמבר 2003 קיים ועד העמותה ישיבה בה השתתפו אסף הרשקו (יו"ר),
ליה מירנברג (גזבר) ודותן דימט (מזכיר). להלן פרוטוקול הישיבה.
הועד מצא כי יש טעם לפגם בכך שחבר ועד יהיה חבר במליאת גרעין, ולפיכך ישתתף בהצבעות במליאת גרעין בהן יתקבלו החלטות שעליהן יתכן ויתבקש להצביע במסגרת ערעור שיוגש לועד העמותה. לפיכך קבע הועד שחברי ועד העמותה לא ישתתפו עוד כחברי מליאה בגרעיני העמותה.
חברת העמותה לשעבר איילת אלוני פנתה לועד בבקשה לדון בשאלה של קביעת מדיניות משותפת לכל גרעיני העמותה - אם יש בכך צורך, ואם כן באילו נושאים יש לקבוע ובאיזה אופן יש ליישם מדיניות כזו.
לאחר דיון, מבהיר ועד העמותה כי הוא סומך על שיקול דעתם של פעיליו להתמודד עם סוגיות מדיניות שיעלו בפניהם, וסבור כי קביעת מדיניות היא דבר שיש לעשות בהתאם לרצונות הפעילים, ולא בצורה של מסמך מחייב. לכן, הועד החליט שלא לנסח מסמך מדיניות מקיף. יחד עם זאת, הועד מזכיר לפעילי העמותה בגרעינים השונים כי בפעילותם במסגרת העמותה עליהם למלא אחר החלטות ועד העמותה ומליאת העמותה, ולפעול לאורן. החלטות אלו הן היחידות הקובעות את מדיניות העמותה, החלה על כל הגרעינים.
יו"ר העמותה אסף הרשקו לקח על עצמו לרכז במסמך את ההחלטות הללו. מסמך זה יפורסם עד ה-10
לנובמבר.
חבר העמותה ערן מולוט ביקש מהועד להנחות את הגרעינים לטפל במקרים של חשד לניגוד אינטרסים על פי הכללים שקבע ועד העמותה בלבד.
לאחר דיון בנושא, מבהיר ועד העמותה כי על חברים בועדי הגרעינים לעמוד בשני קריטריונים: האחד הוא הרף שמציבה בפניהם העמותה (קרי, החלטות ועד העמותה ומליאת העמותה), והשני הוא אמון הגרעין שהם מייצגים. החלטות הועד בנושא ניגוד אינטרסים מייצגות את הרף שמציבה העמותה בנושא, אך על מי שרוצה לייצג גרעין לזכות גם באמון הגרעין אותו הוא רוצה לייצג, שאחרת לא יוכל לייצג את הגרעין נאמנה.
לפי-כך החליט הועד שאין מקום להגביל את מליאות הגרעינים בקבלת החלטות לגבי ועדי גרעיניהם.
חבר העמותה ערן מולוט ביקש מהועד לקבוע נהלים מסודרים לקיום ישיבות מליאה בגרעיני העמותה. מזכיר העמותה דותן דימט לקח על עצמו לטפל בניסוח קווים מנחים בנושא.
מסמך זה יפורסם עד ה-15 לאוקטובר.
חבר העמותה לשעבר יוסי גורביץ משך את הצעתו לדיון ועד בדבר כינוס ישיבת מליאת עמותה שלא מהמניין בנושא כפל תפקידים בעמותה ובחברות מסחריות.
בברכה,
דותן דימט,
מזכיר הועד.