נושא: ראשות האחווה

  1. פרטי הפגישה

    2.  
    [פרטים...]
    1. מקום הפגישה: אצל ג'ין האריס, ביהוד.
    2. תאריך: יום שלישי, 20 לינואר 2004.
    3. זמן: 20:00 בערב
    4. התה היה מעולה.

  2. נוכחות

    3.  
    [קפל]
    1. דורון צור, חבר מליאת האחווה
    2. ג'ין האריס, חברת מליאת האחווה
    3. אושר אל-נתנני, יו"ר

  3. תקציר הפגישה

    4.  
    [קפל]

    1. הבהרת ציפיות:

      2.  
      [פרטים...]

      1. ג'ין האריס:

        2.  
        [קפל]
        1. חשובה לה האפשרות לעמוד על מה שחשוב לה במקרים בהם זה נוגד את עמדת היו"ר.
        2. חשוב לה לקבל הגדרות ביצוע מפורטות, בניגוד להוראות כלליות.
        3. פועלת מיתוך שאיפה להגשים חזון פעילות גבוהה.
        4. מקבלת ביקורת הכי טוב באופן אישי, ישיר, וגלוי.
        5. מוצאת עניין בתחומי הפעילות, הפעילים והלוגיסטיקה.

      2. דורון צור:

        3.  
        [קפל]
        1. חשוב לו המנהל התקין.
        2. חשוב לו קידום פעילויות באופן ישיר, ופועל מיתוך מטרה - פעילות אחת בחודש.
        3. חשובה לו האפשרות להתנגד להחלטת יו"ר שגויה או פזיזה.
        4. מוצא עניין בתיק הכספים, במזכירות, ובמנהל תקין.
        5. מקבל ביקורת הכי טוב באופן וחברי וענייני.

      3. אושר אל-נתנני:

        4.  
        [קפל]
        1. חשוב לו שכל אחד מהבכירים יוכל לפעול ולהגיב במהירות לכל פניה.
        2. חשוב לו שלכל פונקציה בארגון תהייה אלטרנטיבה.
        3. חשוב לו תקשורת תקינה ונקיון בין-אישי. על מטענים להיפתר מייד עם הווצרותם, ולא להשמר בבטן.
        4. חשובה לו שיהיו עדכונים שוטפים, ושגרת עדכונים תקופתית תכופה.
        5. חשוב לו שהפעילים יפעלו באורח עצמאי, ובעיקר בתחומים מהם ישאבו סיפוק.
        6. חשובה לו תכנית עבודה מתוכננת ומושכלת, למניעת שחיקה ולפיזור מאמצים.
        7. חשובה לו ליצור אוירת באחווה פעילות מיתוך תחושת כיף, הגשמה והעצמה של הפועלים.
        8. חשוב לו לקבל ביקורת, מוכן לקבל ביקורת בכל מדיה אפשרית, ובלבד שתכיל פרטים לבסס עליהם פעולה מתקנת במידת הצורך.

    2. עבודה במבנה וועד


      3. נידונה האפשרות של ריצת המועמדים לוועד.
      המועמדים דחו אותה, והעדיפו מינוי ישיר בתפקיד התואם את שאיפותיהם וכישוריהם,
      והפותח בפניהם מרחב פעולה רחב יותר.

    3. מינויים

      4.  
      [קפל]
      1. היו"ר בדק את שאיפות המועמדים והתחומים בהם הם מוכנים לעסוק מול הנסיון והרקע שלהם.
      2. הוגדרו תחומי הפעילות הבאים: 
        [קפל]

        1. דורון צור:

          1. ניהול תיק הכספים: 
            [פרטים...]
            • רישום תקין של קבלה והוצאת כספים, לרבות הגדרת נהלי פעולה בנושא.
            • מעקב אחרי תקציבים, ע"פ המוגדר ע"י וועד העמותה וראשות האחווה.
            • הגדרה וניהול של התקציבים שנותרו לא מוגדרים (מתאפשר בהיותו חבר-עמותה).
          2. ניהול בירוקרטיה שוטפת: 
            [פרטים...]
            • ניהול רשימה ומעקב אחר חברות במליאה
            • ניהול מאגר פעילים ומתנדבים, והתחומים בהם הם פועלים - לרבות הגעה לפעילויות כמשתתף בלבד.
            • ניהול רישומת (וידוא ביצוע פרוטוקולים, סיכומי פגישה, וכו', תיוקם או חשיפתם בהתאם לצורך)
            • שליטה בידע הפרוטוקולים, ההחלטות והנהלים ברמות השונות, ומתן תמיכה להתנהלות תקינה ברמות הפעילות השונות.
            • ביצוע פרסומים פורמאלים בעיקר בבנוגע להתיחסויות לביקורת, בנוגע לתחום הפרט, ובנוגע לפניות קהילה.
          3. שימוש ככתובת לקבלת לפניות מהקהילה.
          4. זכות ווטו משותפת עם ג'ין האריס.

        2. ג'ין האריס :

          1. ציודים: 
            [פרטים...]
            • ניהול רשימת ציודי אחווה
            • מעקב אחר מיקומם
            • מעקב אחר תקינותם, או המצא להם תחליף הולם במידה והתבלו.
            • הגדרת נוהל השאלת ציודים מהאחווה.
              הנוהל ימלא אחר החלטת הוועד להשאיל ציודים כנגד פיקדון סביר.
          2. ארועים ופעילויות: 
            [פרטים...]
            • תיאום ומעקב לוחות זמנים
            • ליווי פעילויות שוטפות.
            • ייזום של פעילויות אחוותיות.
          3. עבודה מול ראשויות: 
            [פרטים...]
            • ייסוד שגרת עובדה מול הראשויות באזורים השונים, המוודאת ביצוע אישורים נדרשים לפעילויות כסיוע ליזמים, ולא כדרישה מהם.
            • ייפוי כח פעילים מטעמה בנושא, וניהול תיק חפיפה בנושא, בהתבסס על מה שנערך בפעילויות.קודמות.
          4. שימוש ככתובת פניות מהקהילה
          5. זכות ווטו משותפת עם דורון צור.
      3. המינויים נכנסים לתוקף באורח זמני עד לפקיעת מכרז הריצה לוועד, ויתבטלו במידה ותהייה כזו, למעט מקרה בו הוועד הנכנס יעדיף למנות את ג'ין ודורון באותה צורה.
      4. המינויים יכנסו לתוקף באורח מלא מייד עם פקיעת מכרז הריצה לוועד (ב-26 לינואר 2004).
      5. הפעילים מוזמנים להתחיל פעילותם כבר עכשיו, על בסיס אישי.
      6. למרות המינוי, ג'ין ודורון שומרים לעצמם את הזכות לרוץ לוועד במידה ומישהו אחר יגיש מועמדות.

    4. תקשורת, זמינות ושגרת עדכונים


      1. זמינות: שלושת הנוכחים זמינים כל הזמן בפלאפון, ורוב הזמן במייל.
        הבהרה:הזמינות אינה רק אחד כלפי השני, אלא גם לכלל הפעילים, ולקבלת פניות.
      2. עדכונים: עדכון במייל ובטלפון באופן שוטף.
      3. שגרת עדכונים קבועה: מעבר לשוטף - פגישה חדשית אחת לפחות.

    5. שונות

      6.  
      [קפל]

      1. נידון נושא ההווי הקהילתי.


        2. ג'ין האריס עדכנה שאלעד שלמה מעוניין לפעול בתחום.
        נוצר איתו קשר טלפוני, הובהרו ציפיות והעדפות, ונקבעה פגישה ליו"ר ואלעד שלמה.

      2. השוסטריה הקרובה


        3. נידונה היוזמה של רעות עובדיה בדבר השוסטריה
        היו"ר חווה דעתו על המצב הקיים - בשל ה'שיתוק' התקופתי הממושך שהיה, יש רצון רב אצל המון פעילים להרתם - ולהלן פוטנציאל, ויש הצפת רעיונות לגבי איך זה צריך לעשות - ולהלן אתגר.
        היו"ר הבהיר שיש להתמודד עם האתגר ולוודא שרעות תקבל את מרחב הפעולה לעסוק במה שהיא מעוניינת לקדם, ולבטא את עצמה, ויש למצות את הפוטנציאל, ולדאוג למיצויו.
        ג'יין האריס תיזום שיחה עם רעות בנושא, ותציע לה כל עזרה אפשרית.

      3. הסאגה


        4. היו"ר עדכן שטרם עלה בידו להיפגש עם א. סאגה, מתן דויד, עוד ממינויו התחילי, והביע חשש לאפשרות קיום בעיה.
        היו"ר ער ללחץ בו נמצא מתן, להיותו לפני חפש"ש, ולאפשרות שמדובר בנסיבתיות בלבד. דורון צור יזום שיחה עם מתן לברור הנושא.

      4. המבקר


        5. היו"ר הזכיר שדודי קאומפן מונה למבקר עם נעילת ישיבת המליאה מה-12 לינואר.
        היו"ר יזום פגישה עמו.

  4. מועבר לפגישות הבאות

    5.  
    [קפל]
    1. קביעת מבנה העבודה כבכירים באחווה והכנסתו לתוקף (ס.ב.א., פגישות עבודה, וכו').
    2. הדירקטוריון.
    3. ביגור
    4. נהלי זימון פגישות עבודה בערוב חברי מליאה.
    5. נהלי עבודה עם המבקר, דודי קאופמן, והבטחת יכלתו לבצע בקרה תקינה.