פרוטוקול ישיבת ועד העמותה לקידום משחקי תפקידים בישראל

ישיבת הועד התקיימה ב-4 לנובמבר 2003, בנוכחות יו"ר העמותה אסף הרשקו, גזברית העמותה ליה מירנברג ומזכיר העמותה דותן דימט.

חברי הועד מסרו עידכונים על הנושאים בתחומי אחריותם.

הגזברית עידכנה את הועד על בירורים שערכה לגבי פתיחת חשבון בבנק הדואר וקבלת תשלום בכרטיסי אשראי. הועד אישר את ההוצאות הכספיות הנידרשות לצורך יישום אפשרות סליקת אשראי לעמותה.

היו"ר מסר לועד כי העמותה קיבלה אישור מנהל תקין מרשם העמותות ורשויות המס. אישור זה מועבר בימים אלו לעיריית עכו בצירוף חשבונית בתקווה כי בכך תפתח הדרך לקבלת התשלום על פעילות האחווה בפסטיבל עכו בספטמבר 2002 אשר חייבת העירייה לעמותה.

הועד אישר את מסמך ההנחיות לקיום ישיבות גרעינים שהכין המזכיר, והמסמך יפורסם באתר.
    

יו"ר העמותה דיווח לועד על פגישתו עם ראשי שני האירגונים האחרים השותפים לאירגון אייקון 2003 - מועדון סטארבייס 972 והאגודה הישראלית למד"ב ולפנטסיה - פגישה שבה הועלה כי אירגון כנס אייקון 2004 יחל בימים אלו ממש, וזאת מפאת הצורך להקדים ולפנות לקרנות הנותנות חסות ולאורחים מחו"ל.

לפי-כך נדרשה העמותה להחליט האם להשתתף באירגון אייקון בשנת 2004. הועד החליט כי העמותה תשתתף באירגון הכנס גם בשנה הקרובה, ומוציא מכרז לתפקיד מארגן-העל מטעם העמותה. פניות צריכות להגיע לועד עד ה-17.11, שכן החלטה על מארגן העל חייבת ליפול בימים הקרובים.

כמו-כן, ממליץ הועד לועד שיכהן אחריו לשקול אימוץ נוהל דומה לגבי ביגור, קרי הוצאת מכרז למארגני הכנס הבא בצמידות לסיום הכנס הקרוב.

מאחר שחלק מן הגרעינים שוקלים בימים אלו שינויים במבנה האירגוני שלהם, מצא הועד לנכון להבהיר את דרישותיו של הועד מגרעין עמותה:
1. קיום מליאה המסוגלת לקבל החלטות.
2. מינוי נציג או נציגים האחראים על הקשר עם ועד העמותה, לרבות עידכון על פעילויות מתוכננות, טיפול בכספים וקבלות וכולי.
3. פעילות במסגרת העמותה - כלומר, בהתאם להחלטות מליאת העמותה וועד העמותה.
4. במידה ומליאת הגרעין בוחרת נציגים מעצבי מדיניות (קרי, גורם מחליט עליון, למעט המליאה, בהיררכית קבלת ההחלטות בגרעין) מטעמה, מחויבים אותם נציגים בהצטרפות לעמותה במידה והם מעל גיל 18.

הועד דן בנושא הנוכחות וההעדרויות בכנסים. הועד מבהיר כי:
א. מארגני כנסים מוסמכים לנקוט בצעדים הנידרשים לדעתם לטיפול בבעיה זו.
ב. העמותה שומרת לעצמה את הזכות לשמור דו"חות נוכחות מארועי העמותה, עם דגש על התחייבויות להגיע שלא קוימו, וזאת לצרכים סטטיסטיים ולשימוש מארגני ארועים אחרים מטעם העמותה. יחד עם זאת, אין העמותה קובעת מדיניות כללית, ומשאירה לשיקול דעתם של מארגני הארועים את אופי השימוש ברשימות הללו, אם בכלל.

הועד דן בנושא פעילות המסיון (פעילות להכרת משחקי תפקידים לקהל חדש) בארועים שאינם ארועי העמותה, וזאת לבקשתו של פעיל העמותה אורן כרמי. הועד מבהיר כי הוא רואה בפעילות המסיון פעילות חשובה ביותר, ויבחן בחיוב ובאורח פרטני הצעות לקיום פעילות מסיון בארועים בעתיד.

הועד דן בהסתייגויות שהועלו בעקבות פרסום החלטת הועד לגבי מינוי מארגני ביגור, וספציפית בבקשה שעלתה לקיים מכרז נוסף עקב אופיה של ההצעה שהתקבלה.
הועד דן בבקשה והחליט לדחותה מן הטעמים הבאים:
א) לדעת הועד מכילה ההצעה האמורה לארגון ביגור רכיב חדשני בצורת תשלום השכר, ואשר לא נשקל על ידי ועד העמותה טרם קבלת ההצעה.  לפיכך, על פי הנוהג בעמותה, נותן הועד זכות לארגון האירוע הראשון במבנה זה לצוות המציע, וזאת היות ולדעת הועד עומדת הצעת הצוות במבחן הסבירות.
ב) הועד סבור כי הוצאת מכרז כעת, לאחר בחירת הצוות, תגרום עוול לצוות המציע, אשר החל כבר בעבודתו על הכנס, וכי אפילו סבר כי היה להוציא מכרז במקור, אין זה נכון לתקן עוול בגרימת עוול נוסף.
ג) יחד עם זאת, ידון הועד בישיבתו הבאה בהפקת לקחים ומסקנות מן הפרשה, בתקווה לשפר התנהלות עתידית.

המזכיר מסר לועד כי חבר העמותה ערן בן-סער הודיע על פרישתו מהעמותה. חברי הועד איחלו לו בהצלחה בהמשך דרכו.