ועד העמותה התכנס לישיבה ב-21 לנובמבר 2003. בישיבה נכחו אסף הרשקו, ליה מירנברג ודותן דימט.
-
חברי הועד מסרו עידכונים על הנושאים בתחומי אחריותם.
- הועד קבע כי האסיפה השנתית של מליאת העמותה תתקיים ב-25 לדצמבר
(יום חמישי), בשעה 20:00 בערב. הישיבה תיערך באזור המרכז, ומיקומה הסופי
יפורסם לא יאוחר משבוע לפני הישיבה.
-
הועד דן בעניין המכרז למארגן-על מטעם העמותה באייקון 2004. אל הועד הגיעה הצעה מחבר העמותה איתי גרייף לביטול השתתפותנו באייקון כשותפים מלאים. הועד עומד מאחורי החלטתו מישיבתו הקודמת וממנה את איתי חורב כמארגן-על מטעם העמותה.
-
הועד דן בהצעה של ערן בן-סער לשכור מעצב בתשלום לאתר העמותה. הועד החליט כי צוות האתר יבחר אחראי אתר, שיהיה אחראי על הצוות והפעלתו ומיופה מטעם ועד העמותה לטפל בכל נושאי האתר, לרבות החלטות לגבי התקשרות עם גורמים חיצוניים לספק לו שירותים הנידרשים לצורך קיום האתר (אירוח האתר, עיצוב האתר, פיתוח תוכנה וכדומה).
-
הועד החליט לדחות את הצעתה של איילת אלוני להחליף את לוגו העמותה. כוחו של לוגו היא בהמשכיותו, והועד אינו נוטה להחליף את לוגו העמותה על בסיס תקופתי.
-
הועד דן בהצעתו של חבר העמותה איוב קרן להסדיר בנוהל את עבודת הועד אל מול חברי העמותה ופעיליה. הועד בחר לנסח את הנהלים הללו:
-
לא ידון הועד בנושא אלא אם הודיע על הדיון לפחות יומיים מראש, וזאת בהודעה בפורום פעילים.
- פעיל המעוניין לחוות את דעתו באחד הנושאים המועלים לדיון, יעשה זאת עד ערב לפני הדיון, וזאת על מנת שיוכלו חברי הועד לעיין בה כראוי ולשאול שאלות נוספות במידת הצורך. במידה והפעיל הביע את דעתו בעניין בהודעה בפורום ומעוניין לוודא שהועד יעיין בה, יסב את תשומת לב הועד להודעתו באימייל.
- הועד יפרסם את פרוטוקול הדיון לא יאוחר משבועיים לאחר הישיבה.
- פרסומי הועד (נושאים לדיון והחלטות) ינתנו בפירוט, וזאת בכפוף לשיקולים של צנעת הפרט, סודות מסחריים וכ"ו. כל פעיל המעוניין בפירוט מלא בנושא מסויים, מוזמן לפנות לועד (בנושאים רגישים במיוחד, יתכן והמידע המלא ינתן לחברי עמותה בלבד).
בהמשך לדיון זה, קבע הועד את הכללים הבאים:
- חבר ועד האחראי מטעם הועד על תחום מסויים ונידרש לקבל החלטה הקשורה לתחום זה, אשר הינה בעלת השלכה כללית על העמותה, יעביר את הנושא לדיון בועד.
- פעיל אשר במסגרת פעילותו הגיע לעיונו מידע רגיש, אשר נוגע לצנעת הפרט או לסודות מסחריים, ינהג בו במידת הדיסקרטיות הראויה. יצויין כי לחברי עמותה אף קיימת מחוייבות חוקית ברוח זאת.
-
הועד דן בלקחים מאופן קבלת ההחלטות לגבי מכרז ביגור, וקבע כי להבא לא ישקול הועד הצעות בשכר למכרז מסוים אלא אם כן התפרסמה על-כך הודעה מפורשת.
-
הועד קיבל לעיונו ממארגני ביגור הצעת חסות של חברת "ספורטל" לכנס. הועד התרשם שפרטי ההצעה ונסיבות המקרה אינם מצדיקים חריגה ממדיניות העמותה כפי שנוסחה בהחלטות ועד קודמות (ואשר ניתן לעיין בהן כעת בקובץ נהלי העמותה).
-
כמו-כן, הועד סייג את החלטת הועד הקודמת שהתקבלה באפריל 2002 (סעיף 5 בפרוטוקול), כך שיחול על גורמים מסחריים בעלי זיקה ישירה למשחקי תפקידים בלבד.
-
לועד נמסר כי גרעין ירושלים יישם בכנס הקרוב שלו רישום נוכחות. לפיכך, מוציא הועד מכרז לתפקיד של רכז כלל עמותתי אשר ירכז את הטיפול ברישומי נוכחות באירועי העמותה בהם נערך רישום שכזה, וזאת בהתאם להחלטת הועד בנושא נוכחות והיעדרות מכנסים מחודש נובמבר 2003.
- הועד אישר את קבלתם של מתן דויד, יונתן זילבר וערן בן סער כחברי עמותה. ערן בן-סער ביקש מהועד להבהיר כי עזיבתו את העמותה לפני כחודשיים נכנסה לתוקף טרם יכל הועד לבטלה לבקשתו, וזאת בשל מנהל תקין, וכי הצטרפתו המחודשת באה כמענה לנושא זה.
