פרוטוקול ישיבת ועד העמותה לקידום משחקי תפקידים בישראל

וועד העמותה קיים ישיבה ב-22 לדצמבר, בה נכחו אסף הרשקו, ליה מירנברג ודותן דימט.

1. חברי הועד מסרו עידכונים שוטפים על התחומים שבאחריותם.
2. הועד קבע כי הישיבה השנתית של מליאת העמותה תתקיים בבי"ס אוסטרובסקי ברעננה, ותחל בשעה 20:00. לו"ז סופי של הישיבה יפורסם בפורום פעילים ביום רביעי בצהריים - על כל הבקשות בנוגע לסדר היום להגיע למזכיר לא יאוחר ממועד זה.
   
3. בעקבות פניות חברים ולאחר דיון, קובע הועד את התוספות והעידכונים הבאים לנהלי העמותה:
   1. מכרזים
   1. במידה ופנה פעיל לועד העמותה בהצעה לקחת על עצמו אירגון פעילות חדשה, רשאי הועד למנותו למארגן הפעילות ללא מכרז. במידה והפעילות הופכת לפעילות חוזרת, תתקיים חובת מכרז בפעמים הבאות שתאורגן.
   2. במידה ולא התקבלו הצעות עד תום מועד מכרז שפורסם, יוכל הועד לפרסם הארכה למכרז. בזמן ההארכה יוכל הועד לסגור את המכרז בכל עת.
   2. הסדרת יחסי ועד-מארגנים
   1. מארגן הפועל תחת הועד בתחום מסויים, עצמאי לקבל החלטות בתחום אחריותו, למעט מקרים בהם נאמר מפורשות אחרת בנוהל (כגון תוכנית כלכלית, קבלת חסויות וכ"ו), או במקרים בהם הוא או הועד סבורים כי יש צורך בהתייעצות ביניהם.
      
   2. ועד העמותה החליט להחיל את נוהל החתימה על חוזה כתוב על-ידי פעיל גרעין, גם על פעיל מטעם הועד, בשינויים הנידרשים.
   3. איפיון הנידרש מפרויקט
   1. פעיל האחראי מטעם ועד העמותה על פעילות, יעביר לועד את הפרטים הבאים עם תחילת עבודתו:
      
      1. תוכנית כלכלית, הכוללת צפי הוצאות וצפי הכנסות.
      2. לוח זמנים לשלבי האירגון.
4. הועד דן בהצעה לחייב חברי ועד מכהנים לשמור על ייצוגיות וממלכתיות בהתנהלותם מול פעילי העמותה. הועד דחה את ההצעה מהטעמים הבאים:
   1. הועד מוצא, כי אין מקום להחלת דין ניפרד בנושא התבטאויות פומביות על חברי ועד לעומת פעילי עמותה מרכזיים אחרים, במיוחד לאור אופיים הפתוח והמשוחרר של דיונים עמותתיים.
   2. הועד אינו יכול לאכוף קוד התנהגות כזה אכיפה של ממש.
5. הועד דן בפניה לשקול מחדש את מחירי ביגור.
   הועד החליט להמליץ לועד הבא להיפגש בהקדם עם מארגני ביגור על מנת לבחון אפשרות להורדת מחירי ביגור, לאור שינויי נסיבות כגון קיום הכנס על-פני סוף שבוע, צפי כלכלי מעודכן של הכנס, וכ"ו, ובהתאם לתוכנית הכלכלית של הכנס.
   הועד מבהיר כי חברי עמותה יכולים לפנות לועד או למארגני ביגור לבירור פרטי התוכנית הכלכלית של הכנס.
6. הועד דן בפניה המבקשת לחשוף את תמצית התוכנית הכלכלית של כנס ביגור בפני חברי העמותה. בהמשך לפניה זאת, מבקש הועד להזכיר לחברי העמותה כי כל חבר עמותה רשאי ומוזמן לפנות לועד במישרין לקבלת מידע בנוגע לפעילויות העמותה.