פרוטוקול ישיבת ועד העמותה לקידום משחקי תפקידים בישראל

http://roleplay.org.il/phorum/read.php?f=2&i=35008&t=35008

ביום 16 בנובמבר, 2004, קיים ועד העמותה דיון בו השתתפו חברי

הועד: קרן שמואל, מירנברג ליה וחורב איתי.

החלטות שהתקבלו בפורום מלא:

1) הועד סקר את תוצאות פסטיבל אייקון 2004 והביע שביעות רצון מן הדו"ח. כמו כן החליט הועד לפתוח מכרז למציאת מארגן על מטעם העמותה לפסטיבל אייקון 2005. חברי מליאה המעוניינים בפרטי סיכום אייקון יכולים לקבל אותם על ידי פניה לאחד מחברי הועד.

2) הועד קיבל את פנייתם של גורודין מיכאל וגבע יואב בנוגע לפרוייקט שימור הידע וערך דיון בנושא. פרוייקט שימור הידע הוא פרוייקט אשר מטרתו יצירת תיקי תפקיד עבור כלל התפקידים הארגוניים בעמותה ועדכונם הסדיר לאחר כל פעילות, וזאת על מנת לא לאבד את הידע שנצבר על ידי המארגנים במשך שנות קיומה של העמותה. הובע חשש כי הפרוייקט יתקל בחוסר שיתוף פעולה מצד בעלי התפקידים, והדבר יגרום לבזבוז זמן ותסכול מצד הפעילים האחראים על הפרוייקט, אולם הועד החליט להוציאו אל הפועל בכל זאת, וזאת בשל חשיבותו העצומה של הפרוייקט.

3) הועד ניהל דיון בנושא מועדי סינון חברי המליאה. אחד מתפקידיו של הועד הוא לוודא שחברי המליאה עומדים בתנאים הנדרשים מהם, כגון פעילות בתחום משחקי התפקידים וחברות במועדון העמותה. הוצע שעל מנת למנוע מקרים של השפעת הבחירות לוועד העמותה על שיקול דעתם של חברי הועד יערך סינון חברי המליאה רק בתקופה שאינה סמוכה לבחירות. מנגד נטען כי ישנם קריטריונים בהם אין צורך בהפעלת שיקול דעת, אלא ניתן לקבוע בוודאות האם הם מתקיימים או לא, ואותם יש לאכוף בכל זמן. הועד החליט שיש להגביל את התקופה בה ניתן לסנן חברי מליאה על סמך קריטריונים אמורפיים, הן במליאת העמותה והן במליאות הגרעינים, לתקופה הרחוקה לפחות שלושה חודשים מהבחירות לועדי הגופים. לצורך העניין שינה הועד את סעיף 3 של נהלי העמותה, אשר לשונו: "הועד רשאי להדיח חבר בעמותה מחברתו בגין חוסר פעילות. חבר העמותה המודח יוכל לערער על ההחלטה בפני מליאת העמותה בישיבתה הקרובה." לשון הסעיף החדש: "הועד רשאי להדיח חבר במליאת עמותה מחברותו בגין חוסר פעילות, לא מוקדם משלושה חודשים לאחר בחירת הועד ולא מאוחר משלושה חודשים לפני בחירת הועד הבא. עם זאת, אי חברות במועדון העמותה תוכל לשמש כעילה להדחת חברי מליאה בכל עת. חבר המליאה המודח יוכל לערער על ההחלטה בפני מליאת העמותה בישיבתה הקרובה.". כמו כן הוסיף ועד העמותה את סעיף 48 לנוהלי העמותה, אשר לשונו: "הגוף מעצב המדיניות של הגרעין רשאי להדיח חבר במליאת הגרעין בגין אי עמידה בדרישות מחברי מליאת הגרעין, לא מוקדם משלושה חודשים לאחר בחירת הועד ולא מאוחר משלושה חודשים לפני בחירת הועד הבא."

4) הועד קבע את מועד ישיבת מליאת העמותה השנתית לתאריך 23 בדצמבר 2004, יום חמישי. פירוט בנושא סדר היום לישיבה ומנהלות יפורסם בפורום ארגון ופעילויות של העמותה וישלח בדואר אלקטרוני לחברי מליאת העמותה.

5) הועד ערך דיון בנושא אופן שמירת הקשר של בין הוועד והפעילים. נטען כי לפי החלטת הועד מתאריך ה-9 באוגוסט 2004 אשר לשונה "כל ועד חייב להחליט על שיטת התנהלות פנימית שתאפשר ניהול יעיל של העמותה ופיקוח על פעילותה. צורת המימוש של השיטה אינה דורשת יידוע",מוטל על כל ועד נבחר להחליט על אופן התנהלותו, אולם אין ההחלטה מחייבת את הועד להבהיר את אופן יצירת הקשר עמו על ידי הפעילים. כמו כן, אין ההחלטה מחייבת את הועד לפרסם את תחומי האחריות של חברי הועד, ולכן עלולה ההחלטה לגרום לקשיים ביצירת קשר עם הועד ויש לשנותה. מנגד נטען שמדובר בסעיף מובן מאליו, וזאת מכיוון שברור שהועד צריך לאפשר לפעילים ליצור איתו קשר. כמו כן נטען שהחלטה על פרסום תחומי האחריות של הועד למעשה תבטל את ההחלטה הקודמת, מכיוון שהחלטה כזאת תכפה צורת התנהלות מסוימת על ועדים עתידיים, ומכיוון שלמעשה מדובר ביידוע בנוגע לצורת הניהול שתיבחר על ידי הועד. בנוסף נטען כי ניסוח נהלים רבים מדי ושינוי תכוף של הנהלים המנוסחים מציג את ועד העמותה באור שלילי, מכיוון שנוצר הרושם שהועד מנסח נהלים מבלי להקדיש מחשבה לעניין. בתגובה נטען כי יש חשיבות לניסוח נהלים המסדירים את עבודת הועד, גם אם הם נראים מובנים מאליהם, מכיוון שתקנון העמותה הוא כלי המשמש בידי הועד כדי להעביר את לקחיו לועדים הבאים, וששינויים בהחלטות הועד מעידים על למידה מטעויות, ולא על חוסר תשומת לב בזמן ניסוח הנהלים. הוסכם כי תקנון העמותה מפורט יתר על המידה, אולם מכיוון שהתקנון עוסק במקרים פרטיים רבים, יש צורך בהתייחסות גם למקרה פרטי זה. הועד החליט לשנות את החלטתו מה-9 באוגוסט 2004. לשון הסעיף החדש: " כל ועד חייב להחליט על שיטת התנהלות פנימית שתאפשר ניהול יעיל של העמותה ופיקוח על פעילותה. צורת המימוש של השיטה אינה דורשת יידוע. עם זאת, על הועד להבהיר את צורת ההתקשרות בין הועד ובין הפעילים, כך שכל פעיל ידע למי מחברי הועד לפנות בכל נושא".

בברכה,

איתי חורב,

מזכיר העמותה